Funciones y obligaciones del delegado de protección de datos en las federaciones y clubes deportivos

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Sin perjuicio de lo expuesto en nuestro artículo anterior sobre “qué sujetos intervienen en el nuevo Reglamento Europeo General de Protección de Datos” , el artículo 34. O) LOPDGDD establece la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos  (DPO) por parte de las Federaciones Deportivas que traten datos de menores de edad.

¿Por qué es obligatoria la presencia de un Delegado de Protección de Datos en federaciones y clubes deportivos?

Por tanto, entendemos que será obligatoria la presencia de un Delegado de Protección de Datos (DPO), en todas las federaciones deportivas  (considerando que todas tratan datos de menores de edad) , pero no por regla general en los clubes, siendo  únicamente  obligatoria en aquellos  clubes deportivos  que  realicen  entre sus actividades principales el tratamiento a gran escala de datos sensibles o la observación habitual y sistemática de un número elevado de interesados, lo cual no siempre es muy frecuente.

Como medidas de responsabilidad activa, la nueva normativa exige tres obligaciones fundamentales si realizamos este tipo de tratamiento “a gran escala” de datos personales:

El Delegado de Protección de Datos (DPO) mantendrá el contacto con la autoridad competente en esta materia y debe de tener autonomía en el ejercicio de sus funciones, debiendo el encargado o el responsable del tratamiento facilitarle todos los recursos que requiera para que pueda desarrollar su actividad. Será designado por sus cualidades profesionales y conocimientos especializados en esta materia, pudiendo formar parte interna de la plantilla de trabajo o ser externo y desempeñar sus funciones mediante un contrato de prestación de servicios.

Sanciones si no se designa un delegado de protección de datos en las federaciones y clubes deportivos

Según el artículo 73 LOPDGDD, el incumplimiento de la obligación de designar un DPO cuando sea exigible se considerará como una infracción grave pudiendo acarrear sanciones consistentes, entre otras, en multas administrativas como las recogidas en el artículo 83.4.a) del RGPD que prevé “Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo con el apartado 2, con multas administrativas de 10 000 000 EUR como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 2 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía”-

Por tanto, la figura del DPO aparece como una figura esencial para las Federaciones Deportivas, y para determinados clubes, los cuales deben tener en consideración la gran importancia de los datos que tratan de sus federados  en materia de  licencias,  procedimiento disciplinario, inscripciones  en competiciones y reclamaciones en materia de protección de datos.

En aras de facilitar la labor de aquellas empresas que se vean obligados a contratar a un DPD, la AEPD redactó un esquema de certificación de Delegados de Protección de Datos con este objeto.

Estas directrices, genéricas e interpretables en muchos casos, serán de obligado cumplimiento para todas aquellas federaciones deportivas y clubes  cuyo obtención, tratamiento y protección de los datos que utilizan en el desempeño de su actividad cotidiana, y en consecuencia deben finalizar sus trabajos de adaptación para cumplir con las medidas enumeradas y no cometer ninguna infracción que derive en sanciones pecuniarias cuyo importe puede llegar a ser muy elevado.

Recomendamos a todas aquellas entidades deportivas que  procedan a realizar los trabajos necesarios de adaptación al nuevo RGPD y LOPDGDD, y concierten los convenios de colaboración empresarial precisos con expertos en “data compliance”, con objeto de implementar a la mayor brevedad posible las principales tareas de adaptación al nuevo marco regulatorio.

Analizar debidamente la organización y designación de  un Delegado de Protección de Datos consideramos es absolutamente esencial para estas entidades.

Si eres una federación o club deportivo y necesitas asesoramiento sobre este tema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, somos expertos en derecho deportivo.

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