Aspectos a tener en cuenta para organizar un evento deportivo

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Antes de explicar de manera detallada los aspectos a atener en cuenta para organizar un evento deportivo es necesario definir lo que se conoce como “Evento Deportivo” (sea el deporte que sea): “Un evento deportivo es un encuentro social que agrupa a un gran número de personas en torno a una serie de actividades con ocasión de una competición, pudiéndose dar la posibilidad de que el mismo sea retransmitido por los medios de comunicación.”

Por suerte el deporte en España cuenta con muchos seguidores (siendo el running y el ciclismo los deportes más practicados) lo que da lugar a la celebración de una gran cantidad de eventos deportivos de toda índole, ya sea en la vía pública o en recintos privados. Por ello y para que el evento deportivo se lleve a cabo correctamente, necesita de una organización, gestión y desarrollo acorde a las leyes establecidas.

¿Qué consigue una entidad deportiva al organizar un evento deportivo?

Sólo con la creación de una entidad deportiva no es suficiente para un buen desarrollo de la misma, por lo que es necesario de manera complementaria, la creación y organización de eventos deportivos para que esa persona jurídica o entidad deportiva (federación, club, asociación, etc.) tenga una imagen activa y alcance los objetivos predefinidos. Ejemplos claros son los eventos deportivos con más valor a nivel mundial como la Super bowl o los Juegos Olímpicos.

Entre los beneficios que una entidad deportiva puede conseguir al organizar un evento están:

  • Una mejora en las infraestructuras que se van a utilizar para el evento deportivo, ya que puede sufrir modificaciones y ampliaciones patrocinadas por una marca.
  • Si el evento resulta ser un éxito, la sede será considerada para repetir de nuevo el evento.
  • En caso de que el evento sea retransmitido por los medios de comunicación dará lugar a un mayor número de ingresos por parte de los patrocinadores.
  • Ingresos por la afluencia de público que acuda al evento.

¿Cómo organizar un evento deportivo y que aspectos precisa el organizador del mismo?

Preparar un evento deportivo suele tener su grado de complejidad debido a la influencia y aparición de muchos factores. Os detallamos los principales aspectos a tener en cuenta para organizar un evento deportivo:

Objetivos del evento

Previa puesta en marcha del evento es necesario establecer los motivos claros que nos han motivado a realizar el evento y cuáles son los fines que persigue la entidad deportiva con el mismo: fines benéficos, de carácter publicitario, comerciales, etcétera. En este sentido, puedes echar un vistazo a nuestro post sobre la “Fiscalidad aplicable a las aportaciones económicas realizadas a entidades sin fines lucrativos”.

A qué público va destinado

Hay que establecer a qué público objetivo va destinado el evento deportivo: adultos, niños, ancianos, personas con discapacidad, etc. Estableciendo la actividad a realizar y cuáles son los participantes que podrán formar parte de la competición: deportistas amateurs y/o profesionales. En este enlace te explicamos qué diferencia al deportista amateur del profesional.

Emplazamiento del evento deportivo

Nos referimos al lugar donde se va a producir el evento deportivo en cuestión. Será necesario un recinto idóneo que cumpla con los requisitos de aforo suficiente para el número de personas que puedan acudir y/o participar. Para ello habrá que realizar una estimación previa y además, antes de organizar un evento deportivo en vías públicas urbanas e interurbanas o en el medio natural se conozca la normativa vigente.

La fecha y horario

Es muy aconsejable determinar la fecha evitando que se pueda solapar con las diferentes actividades culturales y deportivas que se produzcan por la zona y además facilitar también un horario adecuado para la práctica de la actividad deportiva en cuestión. De este modo, conseguiremos atraer al público descartando el riesgo de que se decanten por acudir a otras actividades.

La duración

Pues, la actividad deportiva a celebrarse precisa ser de una duración intermedia (ni muy larga ni muy corta) para así evitar descontento en caso de ser corta y/o agotamiento en el supuesto que se prolongue demasiado en el tiempo.

El precio

Nos referimos al precio a cobrar a los participantes y/o asistentes del evento deportivo o por el contrario, puede darse el caso que decidamos que el evento sea gratuito.

Previsión de gastos y beneficios

En este punto es preciso la fijación de un presupuesto y su partición acorde a los ámbitos dentro del evento deportivo. Es decir, es necesario realizar una previsión de gastos y de los posibles ingresos para saber si la actividad pueda resultar viable, que dependerá del material a utilizar, los gastos del personal de staff o incluso el catering, entre otros.

Personal y servicios

Por lo general, en este tipo de eventos es necesario la contratación de más empleados o personal de staff, acorde a un organigrama donde quede establecido qué papel y competencia tiene cada uno para que todo se desarrolle perfectamente. Entre ellos, los árbitros y/o jueces, además del servicio de limpieza, catering, etcétera.

Hay que determinar los aspectos de seguridad, el control policial y sobre todo de tener un buen plan de emergencia que garantice la seguridad de los asistentes, tanto para personalidades como para el público en general.

Promocionar el evento deportivo

En este sentido, hay que programar cual va a ser la estrategia de difusión en los medios de comunicación del evento deportivo. Para ello, dentro de los aspectos que precisa un organizador para preparar un evento deportivo es recomendable la distribución de carteles, mediante radiodifusión, redes sociales, página web, prensa, diseñar invitaciones con el logo y colores del evento, así como también las acreditaciones para periodistas, fotógrafos y prensa en general, etc. Donde se comunicará la fecha y el lugar del evento deportivo, la forma de inscripción para los interesados en participar, las condiciones y el reglamento. También facilitar a la prensa la realización de entrevistas dará repercusión al evento.

Si, por ejemplo, el evento deportivo está destinado a gente joven, acudir a las instituciones educativas, públicas y privadas, ayudará a la participación en el evento deportivo.

Normativa y legislación del evento deportivo

Este es uno de los principales aspectos para organizar un evento deportivo. Es muy importante obtener los permisos y licencias pertinentes con las entidades de la Administración competentes en el uso de la vía pública para evitar la cancelación del evento a último minuto. Aspectos que trataremos en nuestros próximos posts.

Todos los aspectos a la hora de organizar un gran evento deportivo son importantes, es por eso que se debe cuidar cada detalle para llevar a cabo una celebración de alto nivel sin ningún tipo de problemas.

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